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Preguntas frecuentes acerca de documentos fiscales

Preguntas frecuentes acerca de documentos fiscales

Publicado el: Documentos Fiscales
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Detallamos a continuación algunas de las preguntas que más frecuentemente recibimos de nuestros clientes a la hora de imprimir documentos fiscales. Las respuestas están basadas en nuestra interpretación de la normativa legal vigente y no pretende sustituir la opinión de los profesionales a cargo de su contabilidad.

¿Qué son los Documentos Fiscales?

Son documentos fiscales las Facturas, Ordenes de Entrega Guías de Despacho, Notas de Débito, Notas de crédito y Certificados de débito fiscal exonerado, de conformidad con la normativa que regula la tributación nacional atribuida al Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), las normas para la emisión de facturas y otros documentos fiscales están reguladas por la Providencia 0071.

¿Qué es una imprenta autorizada?

Son imprentas autorizadas las personas naturales constituidas bajo la figura de sociedades cooperativas y las sociedades mercantiles, domiciliadas en el país, cuya actividad principal sea la elaboración de facturas y otros documentos regulados en la Providencia 0592 en virtud de la autorización otorgada por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). (Providencia 0592 Artículo 2) LithoXpress está autorizada por el Seniat desde enero de 2008.

¿Cómo sé si una imprenta está autorizada?

Las imprentas autorizadas por el Seniat para la elaboración de documentos fiscales aparecen publicadas en una lista en el portal del Seniat www.seniat.gob.ve haciendo cpck en Asistencia al Contribuyente y luego en Información de Interés. La información está divida por Regiones según su ubicación geográfica.

¿Cuáles son los requisitos para la elaboración de documentos fiscales?

LithoXpress solicita para la impresión de Documentos Fiscales:

Personas Naturales:

- Copia de la Cédula de identidad del emisor.
- Copia del RIF actualizado y vigente.
- Solicitud de impresión firmada por el titular del RIF indicando la numeración de control y documento
- Copia de la cédula de identidad de la persona encargada de solicitar la elaboración (en caso de no ser el titular del RIF).

Personas Jurídicas:

- Copia de la cédula de identidad del representante legal.
- Copia del RIF actualizado y vigente.
- Solicitud de impresión firmada por el titular del RIF indicando la numeración de control y documento.
- Copia de la cédula de identidad de la persona encargada de solicitar la elaboración (en caso de no ser el representante).

¿Cuándo debo inutilizar documentos fiscales?

Según el Artículo 40 de la providencia Administrativa 00071, las facturas y otros documentos fiscales que no hayan sido utilizados deberán ser destruidos previa autorización del Seniat cuando:
- Se encontraren dañados de modo que resulte imposible su utilización (debe notificarse antes de los 15 días continuos después de ocurrido)
- No puedan utilizarse por disposición del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), conforme se establezca en Providencia Administrativa de carácter general que al efecto sea dictada. (Disposición Legal, debe notificarse antes de los 15 días continuos después de ocurrido)
- Se produzcan cambios en la identificación del emisor o en su domicilio fiscal (en este caso el emisor dispone de 30 días continuos después de producido el cambio [artículo 37 Providencia 00071] para la utilización del material impreso y después de transcurrido este período, de 15 días para solicitar la anulación del material no utilizado)

¿Cuál es el proceso para inutilizar documentos fiscales?

La anulación de documentos fiscales se realiza a través del portal del Seniat, ingresando como usuario registrado y luego yendo a Servicios al Contribuyente en el menú lateral y ubicando la opción Destrucción e Inutilización de Documentos. Allí se completará información referente a los documentos a inutilizar como: RIF de la imprenta, Número de Control, tipo de documento y causa de la Inutilización. Luego se imprime la planilla "Solicitud de Destrucción o Inutilización de Documentos de Imprentas" que arroja el sistema y se consigna por duplicado ante la oficina local de tributos internos en la fecha indicada en la solicitud.

¿Por qué debo dar una copia del RIF cada vez que encargo la elaboración de doc. fiscales?

El artículo 7 de la providencia 0592 establece que las imprentas deben exigir la copia actualizada y vigente del RIF para elaborar cualquier documento fiscal, luego esta copia debe ser anexada a la copia de la factura emitida por los servicios de impresión, por lo que esta se archiva en los libros de contabilidad de la imprenta. Además, solicitar cada nueva copia permite verificar la actualización de los datos así como la vigencia del mismo.

¿Qué es el número de control y número de documento?

El número de control es aquel que se establece correlativo a todos los documentos fiscales impresos para un contribuyente, está conformado por un identificador de dos (2) dígitos y un identificador de hasta ocho (8) dígitos. El número de documento es una numeración independiente para cada documento y serie. Ambos números llevan una secuencia independiente. Un ejemplo de la secuencia de impresión de un contribuyente con varios documentos fiscales podría ser:

Ejemplo de numero de control y documento

podemos observar como la numeración de control es independiente de la de documento y es consecutiva para todos los documentos impresos mientras que las numeraciones de cada documento es independiente de las demás y consecutiva para cada documento.

¿Cuantos dígitos debe llevar el número de control?

La providencia 00071 en el artículo 44 establece que el número de control está conformado por un identificador de dos (2) dígitos y un identificador de hasta ocho (8) dígitos (máximo). Aunque ese artículo no menciona un mínimo de dígitos, el artículo 8 de la providencia 0592 dice: "Cuando se requiera por primera vez la elaboración de facturas y otros documentos o formas libres, conforme a lo establecido en la esta providencia, el identificador deberá comenzar con los dígitos 00 y el secuencial con el número 1" por lo que se entiende que el mínimo de dígitos es uno (1).

¿Quién lleva el control de la numeración?

Según el artículo 44 de la providencia 00071, "Los emisores deberán solicitar por escrito, a las imprentas autorizadas, la elaboración de formatos y formas libres, indicando el número inicial y el final, así como el número de documento inicial y el final en caso de formatos" por lo que es responsabilidad del contribuyente llevar este control a fin de evitar repeticiones. Nuestra recomendación es llevar un control por escrito en caso de que el emisor elabore varios formatos o series.

¿Soy yo contribuyente formal?

Según el Decreto 5770 en su Artículo 11 a partir del 01 de enero de 2010 sólo serán contribuyentes formales quienes la totalidad de sus operaciones se encuentren exentas o exoneradas conforme a lo dispuesto en la ley que establece el Impuesto al Valor Agregado o en otros decretos de exoneración, según corresponda

¿Puede aparecer mi título universitario junto mi nombre?

Aunque no está prohibido explícitamente colocar el título universitario (Dr, Ing, Abog, etc) a la izquierda del nombre, esto podría considerarse como incumplimiento del artículo 7 de la Providencia Administrativa 0592 que dice: "... Las facturas y otros documentos que elabore la imprenta autorizada deberán contener, fielmente, los datos referentes al nombre o razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) que aparecen en el certificado vigente de inscripción... ". En estos casos ofrecemos como solución colocar el título universitario en una segunda línea debajo del nombre.

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